Công thức tồn kho an toàn: Nó là gì và làm thế nào để tối ưu hóa nó

Kho an toàn hoạt động như một bộ đệm chống lại sự không chắc chắn trong kho.

Chỉ khi có kế hoạch quản lý hàng tồn kho được tổ chức tốt, người bán mới có thể chủ động đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Thật không may, ngay cả công thức dự trữ an toàn được sử dụng rộng rãi cũng thường bị hiểu sai hoặc áp dụng không đúng, dẫn đến những quyết định sai lầm.

Ở đây chúng ta sẽ khám phá các sắc thái của công thức tồn kho an toàn, những hạn chế của nó và cách sử dụng mô phỏng để tối ưu hóa việc quản lý hàng tồn kho.

Công thức tồn kho an toàn là gì

Công thức tồn kho an toàn là một công cụ cơ bản trong quản lý hàng tồn kho. Nó tính toán số lượng hàng tồn kho bổ sung trong kho để ngăn chặn tình trạng hết hàng khi có những biến động bất ngờ về nhu cầu hoặc sự chậm trễ trong cung cấp. Công thức cơ bản xem xét các yếu tố như thời gian thực hiện, sự thay đổi của nhu cầu và mức độ dịch vụ mong muốn.

Tuy nhiên, mặc dù công thức đơn giản nhưng việc áp dụng nó thường gặp nhiều thách thức:

• Giai đoạn xem xét: Công thức thường giả định một hệ thống xem xét liên tục, trong đó các đơn đặt hàng có thể được đặt bất cứ lúc nào. Trên thực tế, hầu hết các doanh nghiệp đều hoạt động theo cơ chế rà soát định kỳ, đặt hàng theo những khoảng thời gian cố định. Bỏ qua điều này có thể dẫn đến sai sót đáng kể trong tính toán tồn kho an toàn.
• Tần suất sản xuất: Công thức này không phải lúc nào cũng tính đến lịch trình sản xuất, điều này có thể ảnh hưởng đến sự sẵn có của hàng tồn kho và độ chính xác của mức tồn kho an toàn.
• Thời gian quy hoạch: Thời gian lập kế hoạch có thể thay đổi đáng kể và việc không tính đến những thay đổi này có thể dẫn đến tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa.
• Những yếu tố này nêu bật sự cần thiết phải có một cách tiếp cận tinh tế hơn để tính toán lượng dự trữ an toàn, một cách tiếp cận vượt xa công thức truyền thống.

Những thách thức trong việc áp dụng công thức tồn kho an toàn

Một trong những cạm bẫy phổ biến nhất khi sử dụng công thức chứng khoán an toàn là giám sát giai đoạn xem xét. Nhiều công ty nhầm tưởng mô hình đặt hàng liên tục, trong đó các đơn hàng được đặt ngay khi mức tồn kho giảm xuống một điểm nhất định. Tuy nhiên, trong thực tế, điều này hiếm khi xảy ra. Hầu hết các doanh nghiệp hoạt động trên cơ sở rà soát định kỳ, đặt hàng theo những khoảng thời gian cụ thể. Sự giám sát này có thể dẫn đến việc đánh giá thấp lượng hàng tồn kho an toàn cần thiết, dẫn đến tình trạng hết hàng và mất doanh thu.

Một thách thức đáng kể khác là giả định về phân phối chuẩn. Công thức dự trữ an toàn giả định rằng nhu cầu tuân theo phân phối chuẩn, điều này thường không xảy ra trong các tình huống thực tế. Nhu cầu đối với một số mặt hàng nhất định có thể rất khác nhau hoặc có thể không phù hợp với đường cong hình chuông đối xứng của phân phối chuẩn. Giả định này có thể dẫn đến mức tồn kho an toàn không chính xác, đặc biệt đối với các mặt hàng có khối lượng thấp hoặc khi hướng tới mức dịch vụ rất cao.

Cuối cùng là vấn đề về hiểu sai mức độ dịch vụ chu kỳ. Mức độ dịch vụ theo chu kỳ được thiết kế để đo lường khả năng không hết hàng trong toàn bộ chu kỳ bổ sung. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp theo dõi các số liệu cấp độ dịch vụ khác, chẳng hạn như tỷ lệ lấp đầy hoặc cấp độ dịch vụ hàng ngày, khiến công thức truyền thống ít phù hợp hơn. Sự sai lệch giữa công thức và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp có thể dẫn đến tình trạng tồn kho quá mức hoặc hết hàng.

Tối ưu hóa khoảng không quảng cáo bằng mô phỏng

Do những hạn chế của công thức tồn kho an toàn truyền thống, nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang mô phỏng như một công cụ hiệu quả hơn để tối ưu hóa hàng tồn kho. Mô phỏng cho phép doanh nghiệp mô hình hóa hệ thống kiểm kê của mình trong môi trường ảo, thử nghiệm nhiều tình huống khác nhau và quan sát kết quả mà không gặp rủi ro liên quan đến thử nghiệm trong thế giới thực.

Mô phỏng có thể giải quyết một số hạn chế chính của công thức dự trữ an toàn:

• Các mô hình nhu cầu thay đổi: Không giống như công thức dự trữ an toàn giả định phân phối bình thường, mô phỏng có thể kết hợp nhiều mô hình nhu cầu, bao gồm cả những mô hình không đều đặn hoặc có tính biến đổi cao.
• Chuỗi cung ứng phức tạp: Mô phỏng có thể mô hình hóa chuỗi cung ứng phức tạp với nhiều nhà cung cấp, thời gian thực hiện khác nhau và thời gian xem xét khác nhau, cung cấp bức tranh chính xác hơn về mức tồn kho an toàn cần thiết.
• KPI thực tế: Bằng cách sử dụng mô phỏng, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa để có các KPI thực tế hơn, chẳng hạn như tỷ lệ lấp đầy hoặc cấp độ dịch vụ hàng ngày, thường phù hợp hơn với hoạt động của họ so với cấp độ dịch vụ theo chu kỳ.

Ưu điểm của việc sử dụng mô phỏng để quản lý hàng tồn kho

Ưu điểm của việc sử dụng mô phỏng so với các công thức truyền thống là rất nhiều và đáng kể:

• Sự chính xác: Mô phỏng cung cấp sự phản ánh chính xác hơn về các điều kiện trong thế giới thực vì chúng có thể kết hợp nhiều yếu tố khác nhau thường bị các công thức đơn giản bỏ qua.
• Tính linh hoạt: Mô phỏng có thể được điều chỉnh dễ dàng để tính đến những thay đổi về nhu cầu, sự gián đoạn của chuỗi cung ứng hoặc chiến lược kinh doanh mới.
• Giảm thiểu rủi ro: Bằng cách thử nghiệm các kịch bản khác nhau trong môi trường ảo, doanh nghiệp có thể xác định các vấn đề tiềm ẩn và tối ưu hóa mức tồn kho của mình mà không gặp rủi ro liên quan đến thử nghiệm trong thế giới thực.
• Quyết định dựa trên dữ liệu: Mô phỏng tạo ra nhiều dữ liệu có thể được sử dụng để đưa ra quyết định sáng suốt về quản lý hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp giảm chi phí và cải thiện mức độ dịch vụ.

Các yếu tố chính cần xem xét trong mô phỏng

Mặc dù mô phỏng mang lại nhiều lợi ích nhưng hiệu quả của nó phụ thuộc vào độ chính xác và mức độ phù hợp của dữ liệu được sử dụng. Để đạt được kết quả tốt nhất, doanh nghiệp nên cân nhắc các yếu tố sau khi thiết kế mô hình mô phỏng của mình:

• Sự thay đổi nhu cầu: Đảm bảo rằng mô phỏng tính đến đầy đủ các biến động về nhu cầu, bao gồm biến động theo mùa, khuyến mãi và các yếu tố khác có thể tác động đến nhu cầu.
• Thời gian dẫn: Bao gồm dữ liệu về thời gian thực hiện chính xác cho tất cả các nhà cung cấp, có tính đến mọi sự chậm trễ hoặc gián đoạn có thể xảy ra.
• Giai đoạn xem xét: Lập mô hình các khoảng thời gian xem xét thực tế mà doanh nghiệp sử dụng thay vì giả định một hệ thống đánh giá liên tục.
• Lịch trình sản xuất: Kết hợp lịch trình và năng lực sản xuất để đảm bảo rằng mô phỏng phản ánh tình trạng sẵn có thực sự của hàng tồn kho.
• Mục tiêu cấp độ dịch vụ: Xác định các mục tiêu cấp độ dịch vụ rõ ràng, chẳng hạn như tỷ lệ lấp đầy hoặc cấp độ dịch vụ hàng ngày và đảm bảo rằng mô phỏng được tối ưu hóa để đáp ứng các mục tiêu này.

Triển khai mô phỏng trong vận hành chuỗi cung ứng

Việc tích hợp mô phỏng vào các hoạt động của chuỗi cung ứng hiện tại đòi hỏi phải lập kế hoạch và thực hiện cẩn thận. Các bước sau đây có thể giúp doanh nghiệp triển khai thành công mô phỏng trong quy trình quản lý hàng tồn kho của mình:

1. Xác định mục tiêu: Xác định rõ ràng các mục tiêu của mô phỏng, chẳng hạn như tối ưu hóa mức tồn kho an toàn, cải thiện mức độ dịch vụ hoặc giảm chi phí.

2. Thu thập dữ liệu: Thu thập dữ liệu chính xác và toàn diện về mô hình nhu cầu, thời gian giao hàng, lịch trình sản xuất và các yếu tố liên quan khác.

3. Chọn Phần mềm: Chọn một phần mềm mô phỏng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp và có thể xử lý sự phức tạp của chuỗi cung ứng.

4. Xây dựng mô hình: Phát triển mô hình mô phỏng phản ánh chính xác hệ thống hàng tồn kho của doanh nghiệp, bao gồm tất cả các biến số và ràng buộc có liên quan.

5. Kịch bản thử nghiệm: Chạy nhiều kịch bản để kiểm tra các chiến lược khác nhau và xác định cách tiếp cận hiệu quả nhất.

6. Phân tích kết quả: Sử dụng dữ liệu do mô phỏng tạo ra để đưa ra quyết định sáng suốt về quản lý hàng tồn kho.

7. Thực hiện các thay đổi: Áp dụng những hiểu biết sâu sắc thu được từ mô phỏng để tối ưu hóa mức tồn kho an toàn, điều chỉnh chiến lược đặt hàng hoặc thực hiện các cải tiến khác cho hệ thống kiểm kê.

Phần kết luận

Không khó để nhận ra những hạn chế của công thức dự trữ an toàn truyền thống. Mặc dù công thức này cung cấp một phương pháp đơn giản và dễ hiểu để tính toán tồn kho an toàn nhưng nó thường không tính đến sự phức tạp của chuỗi cung ứng trong thế giới thực.

Mô phỏng cho phép cách tiếp cận thực tế hơn và dựa trên dữ liệu để quản lý hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp giảm chi phí, cải thiện mức độ dịch vụ.