Quản lý hàng tồn kho: Nó là gì và cách áp dụng nó

Giới thiệu

quản lý hàng tồn kho là xương sống của hoạt động kinh doanh thành công, đặc biệt là trong các ngành như bán lẻ, sản xuất và thương mại điện tử. Về cốt lõi, quản lý hàng tồn kho là đạt được sự cân bằng tinh tế giữa việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng và giảm thiểu chi phí liên quan đến việc tồn kho dư thừa.

Để tránh rủi ro tồn kho quá mức và hết hàng, việc quản lý hàng tồn kho phải được lên kế hoạch hợp lý. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu các nguyên tắc cơ bản về quản lý hàng tồn kho, khám phá những thách thức của nó và đưa ra các chiến lược thực tế để ứng dụng nó vào kho bãi.

Quản lý hàng tồn kho là gì

Định nghĩa và phạm vi 

Quản lý hàng tồn kho đề cập đến quá trình đặt hàng, lưu trữ, theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho một cách có hệ thống.

Mục tiêu chính là duy trì mức tồn kho tối ưu đáp ứng nhu cầu của khách hàng đồng thời giảm thiểu chi phí liên quan.

Các thành phần chính của quản lý hàng tồn kho 

Quản lý hàng tồn kho bao gồm một số thành phần chính phối hợp với nhau để tối ưu hóa mức tồn kho và hợp lý hóa hoạt động:

• Theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực: Điều này liên quan đến việc giám sát số lượng, vị trí và trạng thái hàng tồn kho trong thời gian thực. Bằng cách có dữ liệu chính xác trong tầm tay, doanh nghiệp có thể nhanh chóng thực hiện đơn đặt hàng, tránh tình trạng hết hàng và ngăn chặn tình trạng tồn kho quá mức.
• Đặt hàng và sắp xếp lại: Việc thiết lập đúng điểm đặt hàng lại và số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) đảm bảo rằng hàng tồn kho được bổ sung vào đúng thời điểm và đúng số lượng. Điều này giúp duy trì mức tồn kho tối ưu và ngăn ngừa gánh nặng tài chính do dự trữ quá mức.
• Dự báo nhu cầu: Dự đoán nhu cầu trong tương lai là điều cần thiết để duy trì mức tồn kho phù hợp. Dự báo chính xác giúp doanh nghiệp chuẩn bị cho mùa cao điểm và tránh những nguy cơ tồn kho quá mức hoặc thiếu hàng.
• Phân loại hàng tồn kho: Bằng cách phân loại hàng tồn kho dựa trên các yếu tố như tỷ lệ doanh thu và giá trị, doanh nghiệp có thể ưu tiên tập trung vào. Ví dụ, những mặt hàng chuyển động nhanh đòi hỏi phải giám sát và bổ sung hàng hóa thường xuyên hơn so với những mặt hàng chuyển động chậm.

Các loại hàng tồn kho

Phân loại hàng tồn kho 

Khoảng không quảng cáo có thể được phân loại thành bốn loại:

• Nguyên liệu thô: Đây là những đầu vào cơ bản được sử dụng trong quá trình sản xuất, chẳng hạn như gỗ, kim loại và nhựa.
• Khoảng không quảng cáo sản phẩm đang tiến hành (WIP): WIP bao gồm các hạng mục đang trong quá trình sản xuất nhưng chưa hoàn thiện.
• Thành phẩm: Đây là những sản phẩm cuối cùng đã sẵn sàng để bán.
• Hàng hóa bảo trì, sửa chữa và vận hành (MRO): Các mặt hàng MRO bao gồm các công cụ, phụ tùng thay thế và đồ dùng văn phòng cần thiết cho hoạt động hàng ngày nhưng không phải là một phần của sản phẩm cuối cùng.

Chiến lược quản lý Các loại hàng tồn kho khác nhau yêu cầu chiến lược quản lý phù hợp:

• Vì Nguyên liệu thô, doanh nghiệp phải thiết lập mối quan hệ nhà cung cấp đáng tin cậy và duy trì lượng hàng tồn kho an toàn để ngăn chặn sự gián đoạn sản xuất.
• Khoảng không quảng cáo WIP quản lý tập trung vào việc giảm thời gian thực hiện và đảm bảo rằng các quy trình sản xuất được phối hợp hiệu quả và hiệu quả.
• Thành phẩm yêu cầu dự báo nhu cầu và phân tích xu hướng bán hàng để đảm bảo rằng mức tồn kho phù hợp với nhu cầu của khách hàng mà không dẫn đến sản xuất thừa.
• Quản lý Hàng hóa MRO liên quan đến việc kiểm tra thường xuyên và sắp xếp lại để đảm bảo rằng các nguồn cung cấp thiết yếu luôn có sẵn khi cần thiết.

Những thách thức trong quản lý hàng tồn kho

Những thách thức chung Quản lý hàng tồn kho đi kèm với những thách thức riêng, có thể khác nhau tùy thuộc vào ngành và tính chất kinh doanh:

Hạn chế về không gian: Không gian kho hạn chế có thể gây khó khăn cho việc lưu trữ số lượng lớn hàng tồn kho, dẫn đến tình trạng quá tải và kém hiệu quả.

Khả năng hiển thị hàng tồn kho: Việc thiếu khả năng hiển thị về mức tồn kho có thể dẫn đến tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá mức, cả hai đều có thể có tác động tài chính đáng kể.

Tình trạng tồn kho và tồn kho quá mức: Cân bằng lượng hàng tồn kho để tránh tình trạng hết hàng (có thể dẫn đến mất doanh thu và khách hàng không hài lòng) và dự trữ quá mức (làm tăng vốn và tăng chi phí nắm giữ) là một thách thức thường xuyên đối với các nhà quản lý hàng tồn kho.

Thu hẹp hàng tồn kho: Tổn thất do trộm cắp, hư hỏng hoặc lỗi quản trị có thể làm xói mòn lợi nhuận và khiến việc quản lý hàng tồn kho trở nên phức tạp hơn.

Những thách thức cụ thể của ngành: Ví dụ, các doanh nghiệp thương mại điện tử phải giải quyết sự phức tạp trong việc quản lý danh mục sản phẩm lớn và xử lý hàng trả lại, trong khi các công ty sản xuất cần đồng bộ hóa chuỗi cung ứng của mình để đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra suôn sẻ.

Các phương pháp hay nhất để quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Phương pháp tiếp cận chiến lược Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp phải áp dụng kết hợp các phương pháp chiến lược:

Thiết lập điểm sắp xếp lại: Điểm đặt hàng lại là mức tồn kho mà tại đó nên đặt hàng mới để tránh hết hàng. Những điểm này được xác định dựa trên các yếu tố như thời gian giao hàng và sự thay đổi của nhu cầu.

Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ): EOQ là công thức được sử dụng để xác định số lượng đặt hàng tối ưu nhằm giảm thiểu tổng chi phí tồn kho, bao gồm chi phí lưu kho và đặt hàng.

Hàng tồn kho đúng lúc (JIT): JIT là một chiến lược trong đó hàng tồn kho được đặt hàng và nhận đúng lúc để sản xuất hoặc bán. Cách tiếp cận này giúp giảm chi phí lưu trữ nhưng đòi hỏi sự phối hợp chính xác với các nhà cung cấp.

Tích hợp công nghệ

Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, công nghệ đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho. Thực hiện một Hệ thống quản lý hàng tồn kho (IMS) có thể cải thiện đáng kể độ chính xác, hiệu quả và khả năng mở rộng.

Những lợi ích chính của việc sử dụng IMS bao gồm:

• Tự động hóa: Tự động hóa các nhiệm vụ như đếm hàng tồn kho, xử lý đơn hàng và theo dõi hàng tồn kho giúp giảm sai sót của con người và giải phóng thời gian của nhân viên cho các hoạt động mang tính chiến lược hơn.
• Dữ liệu thời gian thực: IMS cung cấp dữ liệu thời gian thực về mức tồn kho, xu hướng bán hàng và hiệu suất của nhà cung cấp, cho phép doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt một cách nhanh chóng.
• Khả năng mở rộng: Khi doanh nghiệp phát triển, nhu cầu quản lý hàng tồn kho của họ trở nên phức tạp hơn. IMS có thể dễ dàng mở rộng quy mô để đáp ứng khối lượng hàng tồn kho ngày càng tăng và các dòng sản phẩm mới.

Ra quyết định dựa trên dữ liệu 

Dữ liệu là trung tâm của quản lý hàng tồn kho hiệu quả. từ hồ sơ bán hàng, Nhà điều hành kinh doanh có thể dự báo nhu cầu chính xác hơn, xác định hàng tồn kho chậm luân chuyển và điều chỉnh chiến lược tồn kho của họ cho phù hợp. Cách tiếp cận dựa trên dữ liệu này cho phép các doanh nghiệp:

• Tối ưu hóa mức tồn kho: Duy trì lượng hàng tồn kho phù hợp để đáp ứng nhu cầu mà không bị tồn kho quá mức.
• Cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp: Đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp dựa trên thời gian giao hàng, độ chính xác của đơn hàng và độ tin cậy.
• Tăng cường cung cấp sản phẩm: Xác định sản phẩm nào đang hoạt động tốt và sản phẩm nào cần được loại bỏ hoặc thay đổi vị trí.

Ý nghĩa chi phí của quản lý hàng tồn kho

Yếu tố chi phí

Quản lý hàng tồn kho liên quan đến một số yếu tố chi phí phải được quản lý cẩn thận để duy trì lợi nhuận:

Chi phí nắm giữ: Chúng bao gồm chi phí lưu kho, bảo hiểm, an ninh và chi phí lao động liên quan đến việc lưu trữ hàng tồn kho. Chi phí lưu kho thường chiếm một phần đáng kể trong tổng chi phí tồn kho của công ty.

Chi phí lỗi thời: Những điều này phát sinh khi hàng tồn kho trở nên lỗi thời hoặc hết hạn trước khi có thể bán được. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả có thể giảm thiểu sự lỗi thời bằng cách theo dõi chặt chẽ mức tồn kho và xu hướng nhu cầu.

Chi phí vận chuyển: Chi phí lưu trữ là tổng chi phí liên quan đến việc lưu giữ hàng tồn kho, bao gồm lưu kho, bảo hiểm và khấu hao. Những chi phí này có thể chiếm 20-30% tổng chi phí tồn kho của công ty.

Chiến lược tiết kiệm chi phí 

Để giảm chi phí liên quan đến quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể thực hiện các chiến lược sau:

• Tối ưu hóa mức tồn kho: Bằng cách duy trì mức tồn kho tối ưu, doanh nghiệp có thể giảm chi phí lưu trữ và vận chuyển.
• Cải thiện tỷ lệ doanh thu: Vòng quay hàng tồn kho nhanh hơn có nghĩa là sản phẩm được bán nhanh hơn, giải phóng vốn cho các mục đích sử dụng khác.
• Đàm phán với nhà cung cấp: Xây dựng mối quan hệ bền chặt với các nhà cung cấp có thể dẫn đến việc định giá, điều khoản thanh toán tốt hơn và giảm thời gian giao hàng, tất cả đều góp phần làm giảm chi phí tồn kho.

Tác động đến dòng tiền 

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả có tác động trực tiếp đến dòng tiền. Tránh tồn kho quá mức, doanh nghiệp tránh phải dồn vốn vào hàng tồn kho chưa bán được, vốn có thể được sử dụng cho các nhu cầu hoạt động khác. Ngoài ra, vòng quay hàng tồn kho được cải thiện có nghĩa là doanh nghiệp có thể chuyển đổi cổ phiếu thành tiền mặt nhanh hơn, tăng cường tính thanh khoản.

Tác động đến sự hài lòng của khách hàng

Đảm bảo tính sẵn sàng Một trong những mục tiêu chính của quản lý hàng tồn kho là đảm bảo rằng sản phẩm luôn có sẵn để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Việc hết hàng có thể dẫn đến mất doanh thu, khách hàng không hài lòng và gây tổn hại đến danh tiếng của công ty.

Bằng cách duy trì mức tồn kho tối ưu và dự báo chính xác nhu cầu, doanh nghiệp có thể:

• Giảm thiểu tình trạng tồn kho: Đảm bảo các sản phẩm thông dụng luôn có sẵn trong kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
• Tăng cường thực hiện đơn hàng: Theo dõi hàng tồn kho chính xác giúp giảm khả năng xảy ra lỗi thực hiện đơn hàng, đảm bảo khách hàng nhận được đúng sản phẩm đúng thời hạn.

Cải thiện trải nghiệm khách hàng Quản lý hàng tồn kho tác động trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng. Hệ thống tồn kho được quản lý tốt sẽ giúp xử lý đơn hàng nhanh hơn, giao hàng kịp thời và ít đơn hàng tồn hơn.

Nâng cao hiệu quả hoạt động

Hợp lý hóa quy trình 

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả đóng một vai trò quan trọng trong việc hợp lý hóa các quy trình hoạt động khác nhau, bao gồm lập kế hoạch sản xuất, đặt hàng, nhận hàng và vận chuyển. Bằng cách tối ưu hóa các quy trình này, doanh nghiệp có thể:

• Giảm thời gian thực hiện: Xử lý đơn hàng nhanh hơn và quản lý hàng tồn kho hiệu quả dẫn đến thời gian giao hàng ngắn hơn, cho phép doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thị trường.
• Cải thiện kế hoạch sản xuất: Dữ liệu tồn kho theo thời gian thực cho phép doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất chính xác hơn, đảm bảo nguồn lực được phân bổ hiệu quả.
• Tăng cường hoạt động vận chuyển: Mức tồn kho chính xác giúp đảm bảo sản phẩm được vận chuyển kịp thời, giảm khả năng chậm trễ và khiếu nại của khách hàng.

Tự động hóa và dữ liệu thời gian thực 

Tự động hóa và dữ liệu thời gian thực là những yếu tố thay đổi cuộc chơi trong quản lý hàng tồn kho. Hệ thống quản lý kho tự động có thể tạo đơn đặt hàng, theo dõi mức tồn kho và cung cấp thông tin chi tiết về xu hướng bán hàng mà không cần can thiệp thủ công. Lợi ích của tự động hóa và dữ liệu thời gian thực bao gồm:

• Giảm lỗi của con người: Tự động hóa giảm thiểu rủi ro sai sót trong việc theo dõi hàng tồn kho, xử lý đơn hàng và nhập dữ liệu.
• Tăng hiệu quả: Hệ thống tự động hợp lý hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, cho phép nhân viên tập trung vào các hoạt động mang tính chiến lược hơn.
• Cải thiện việc ra quyết định: Dữ liệu thời gian thực cho phép doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt một cách nhanh chóng, thích ứng với những điều kiện thị trường thay đổi và sở thích của khách hàng.

Ra quyết định chiến lược và lập kế hoạch tương lai

Lợi ích lâu dài của việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả Quản lý hàng tồn kho hiệu quả không chỉ là giải quyết những thách thức trước mắt mà còn đặt nền tảng cho thành công lâu dài. Các doanh nghiệp đầu tư vào hệ thống quản lý hàng tồn kho và các phương pháp hay nhất có thể được hưởng những lợi ích như:

• Tăng lợi nhuận: Bằng cách giảm chi phí và nâng cao hiệu quả, doanh nghiệp có thể nâng cao lợi nhuận của mình.
• Phân bổ nguồn lực tốt hơn: Quản lý hàng tồn kho được tối ưu hóa sẽ giải phóng các nguồn lực có thể được đầu tư vào các lĩnh vực khác của doanh nghiệp, chẳng hạn như tiếp thị, phát triển sản phẩm hoặc mở rộng.
• Lợi thế cạnh tranh nâng cao: Các doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhất quán trong khi giảm thiểu chi phí sẽ có vị thế tốt hơn để cạnh tranh trên thị trường.

Khả năng mở rộng và tăng trưởng 

Khi doanh nghiệp phát triển, nhu cầu quản lý hàng tồn kho của họ trở nên phức tạp hơn. Việc triển khai hệ thống quản lý hàng tồn kho có thể mở rộng đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể xử lý khối lượng hàng tồn kho tăng lên, dòng sản phẩm mới và hoạt động mở rộng mà không làm giảm hiệu quả. Những cân nhắc chính để mở rộng quy mô quản lý hàng tồn kho bao gồm:

• Đầu tư vào công nghệ: Phần mềm quản lý hàng tồn kho tiên tiến có thể mở rộng quy mô kinh doanh, cung cấp các công cụ cần thiết để quản lý hàng tồn kho lớn hơn và chuỗi cung ứng phức tạp hơn.
• Đào tạo và phát triển: Khi quy trình quản lý hàng tồn kho phát triển, việc đào tạo nhân viên trở nên cần thiết để đảm bảo rằng nhân viên được trang bị các kỹ năng cần thiết để quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả.

Phần kết luận 

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng những thách thức hiện tại mà còn chuẩn bị cho sự phát triển và khả năng mở rộng trong tương lai.

Nếu doanh nghiệp của bạn cần cải thiện toàn diện về năng lực và hiệu quả luân chuyển sản phẩm, vui lòng liên hệ với các chuyên gia về tự động hóa kho của chúng tôi.