WMS101: Hướng dẫn cho người mới bắt đầu về WMS

WMS (Hệ thống quản lý kho) là giải pháp phần mềm được thiết kế để đơn giản hóa việc quản lý hàng tồn kho và vận hành chuỗi cung ứng, từ trung tâm phân phối đến kệ lưu trữ. Nó cung cấp cho doanh nghiệp khả năng hiển thị toàn diện về hoạt động tồn kho và thực hiện đơn hàng của họ.

Các giải pháp WMS là công cụ giúp tối đa hóa năng suất lao động, sử dụng không gian và đầu tư thiết bị bằng cách điều phối các nguồn lực và dòng nguyên liệu một cách tích hợp nhằm phục vụ các mục tiêu kinh doanh chuyên biệt và các yêu cầu công nghiệp.

Các loại hệ thống quản lý kho:

Phần mềm WMS: độc lập, dựa trên đám mây và các ứng dụng được tích hợp trên nền tảng ERP hoặc SCM (quản lý chuỗi cung ứng).

Mỗi loại WMS có các tính năng riêng và sự lựa chọn tốt nhất sẽ tùy thuộc vào mục tiêu kinh doanh:

WMS độc lập: Các hệ thống này thường được triển khai tại cơ sở riêng của nhà cung cấp WMS chạy trên phần cứng của riêng họ. Nó thường cho phép tùy chỉnh nhiều hơn (thậm chí đôi khi có thể tốn kém) và tổ chức có thể duy trì quyền kiểm soát chặt chẽ hơn đối với dữ liệu và phần mềm của họ. Mặc dù chi phí ban đầu của hệ thống có thể cao hơn đáng kể so với các hệ thống khác, nhưng một khi công ty sở hữu nó thì họ sẽ sở hữu nó.

WMS đám mây: Là một dịch vụ phần mềm (SaaS), nó duy trì hoạt động bảo trì và cập nhật của nhà cung cấp dịch vụ một cách thường xuyên. Nó có thể dễ dàng liên kết với các giải pháp khác và dễ dàng mở rộng quy mô dựa trên nhu cầu hoạt động.

ERP và WMS dựa trên SCM:

Một số hệ thống quản lý kho áp dụng cách tiếp cận mô-đun hoặc dựa trên ứng dụng, kết hợp với nền tảng ERP và chuỗi cung ứng. Cách tiếp cận này thúc đẩy sự tương tác sống động với các giải pháp khác, đặc biệt là trong các lĩnh vực như kế toán và dữ liệu. Thông qua sự tích hợp này, toàn bộ quan điểm về hoạt động hậu cần và hoạt động kinh doanh sẽ được đáp ứng, tạo điều kiện minh bạch từ đầu đến cuối.

Các tính năng chính của WMS:

1. Quản lý hàng tồn kho

WMS sẽ cung cấp khả năng theo dõi thời gian thực về mức tồn kho, trạng thái và vị trí trong kho.

2. Quản lý vị trí kho

Tính năng chính của WMS là khả năng xác định và phân loại duy nhất không gian trong kho của bạn. Tùy thuộc vào quy mô hoạt động, nó có thể cung cấp hỗ trợ cho các ID vị trí duy nhất trên nhiều kho hoặc khu vực kho nội bộ với nhiều trường hợp sử dụng khác nhau như mặt lấy hàng, lưu trữ số lượng lớn, địa điểm vào hoặc ra hàng hóa và lưu trữ được kiểm soát (Làm lạnh, đông lạnh, bảo mật cao ).

3. Quản lý động lực hàng tồn kho

Quản lý hàng hóa trong các quy trình khác nhau có thể là thách thức trong quản lý chuỗi cung ứng. WMS phải nêu rõ ràng về các lần giao hàng sắp tới, bao gồm ngày giao hàng cũng như các thông số kỹ thuật khác của việc giao hàng để cho phép bạn lên lịch xử lý sau.

Các tính năng cần xem xét bao gồm:

Ÿ Hỗ trợ thông báo lô hàng nâng cao (ASN)

Ÿ Lịch giao hàng để hiển thị các lô hàng sắp tới

Ÿ Hỗ trợ nhãn GS-1 Mã container vận chuyển nối tiếp

Ÿ Các hành động tiếp nhận và cất giữ theo giai đoạn

4. Quản lý đơn hàng

Trong bối cảnh tiếp thị đa kênh ngày nay, điều cần thiết là một nhà kho phải xử lý vô số sản phẩm từ nhiều nguồn.

 Nó cũng sẽ cho phép nhận đơn đặt hàng từ nhiều mặt tiền cửa hàng trực tuyến, nền tảng thương mại xã hội, từ tải lên CSV, kết nối API/EDI, EPOS hoặc nhập thủ công.

5. Quản lý vận chuyển

Thông tin vận chuyển như chuyển phát nhanh và lựa chọn dịch vụ liên quan đến đơn hàng và gói hàng phải có thể theo dõi được, WMS phải hỗ trợ tạo số lượng lớn nhãn vận chuyển và loại bỏ thông tin theo dõi tích hợp các hãng chuyển phát liên quan.

6. Nhận đơn hàng và đóng gói

Dựa trên khối lượng đơn hàng đang được xử lý và loại sản phẩm cụ thể, các quy trình lấy và đóng gói khác nhau có thể được tính đến, do đó, chọn nhiều đơn hàng vào một lồng với số lượng lớn hoặc sử dụng xe đẩy tote.

Đối với mỗi lô tải, WMS phải được trang bị khả năng chỉ định loại lấy hàng cũng như xử lý các công việc ghi chép, chẳng hạn như phiếu gửi hàng, danh sách đóng gói, v.v.

7. Quản lý hoàn trả

Một phần tất yếu của việc thực hiện đơn hàng là quản lý hoàn trả. Nó đòi hỏi một WMS để cung cấp quy trình trả lại hàng theo đơn đặt hàng và các khoản trả lại nhận được. WMS cũng phải cho phép tạo các tài liệu liên quan, ghi lại các mặt hàng bị trả lại và tình trạng của chúng, đồng thời cung cấp các tùy chọn để đổi hoặc hoàn tiền trước khi kiểm tra hàng hóa bị trả lại và cuối cùng là chuẩn bị cho việc bổ sung hoặc loại bỏ hàng hóa.

8. Tích hợp

Mặc dù bạn có thể đã khám phá việc tích hợp đơn hàng và chuyển phát nhanh nhưng bạn cũng có thể mở rộng nhiều chức năng hơn cho giải pháp phần mềm ERP của mình, chẳng hạn như hệ thống quản lý tài chính hoặc CRM. WMS có thể có tích hợp tiêu chuẩn với các nền tảng phổ biến nhưng API mở cho phép tích hợp tùy chỉnh cũng là một yếu tố quan trọng cần xem xét.

9. Chức năng di động

Với mục đích lấy hàng và giao nhiệm vụ, chức năng Di động thường được coi là cho phép người dùng quét mã vạch để tìm SKU và Vị trí kho khi hoàn thành các nhiệm vụ để ghi nhật ký truy xuất nguồn gốc.

10. Báo cáo và phân tích

WMS cần cung cấp cả báo cáo dữ liệu theo thời gian thực và phân tích dựa trên xu hướng trên tất cả các khía cạnh trong kho của bạn. Điều này cho phép người dùng giám sát KPI, SLA và đưa ra quyết định sáng suốt để tối ưu hóa hoạt động. Gần đây hơn, dự báo dựa trên trí tuệ nhân tạo đã được sử dụng để đề xuất mức tồn kho và nguồn lực cần thiết trước thời kỳ giao dịch cao điểm.

Khả năng báo cáo của hệ thống quản lý kho có thể bao gồm:

Ÿ Báo cáo theo thời gian thực về dữ liệu hoạt động quan trọng như hàng tồn kho, biến động/điều chỉnh hàng tồn kho, đơn đặt hàng chưa thanh toán và báo cáo gửi hàng hàng ngày

Ÿ Dữ liệu phân tích dựa trên xu hướng được ghi lại theo thời gian để cho phép phân tích nhằm tối ưu hóa và dự báo

Ÿ Dự báo dựa trên AI để hỗ trợ đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt

Ÿ Tùy chọn báo cáo tùy chỉnh

Ÿ Lập lịch báo cáo