Quản lý kho hàng hiệu quả: Chiến lược hợp lý hóa hoạt động và kiểm soát hàng tồn kho

Các yếu tố chính của thiết kế và bố trí kho
Hiệu quả của kho hàng của bạn không đồng nghĩa với quy mô của nó. Một nhà kho có cấu trúc tốt và được quản lý tốt, bất kể diện tích của nó, có thể hợp lý hóa toàn bộ quy trình vận chuyển của bạn. Cách bố trí nhà kho, từ khu vực lưu trữ đến khu vực lấy hàng, đóng một vai trò quan trọng trong việc đạt được hiệu quả này. Thiết kế phải phù hợp với nhu cầu cụ thể của nhà kho, có xem xét thích đáng các yếu tố như loại sản phẩm, tốc độ luân chuyển sản phẩm và mục tiêu hoạt động chung của nhà kho.

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch kho hàng hợp lý
Trước khi đi sâu vào việc lưu trữ, chúng ta hãy xem xét các yếu tố quan trọng cần được chỉ định trong kho. Chúng bao gồm khu vực lấy hàng, khu vực lưu trữ, khu vực phát sóng trực tiếp, khu vực kiểm tra chất lượng, khu vực đóng gói và khu vực nguyên liệu phụ trợ, cùng nhiều khu vực khác. Chúng phải được thiết kế dựa trên sơ đồ mặt bằng nhà kho, thứ gì đó có thể được hình dung một cách hiệu quả bằng các công cụ như CAD. Bố cục và quy trình làm việc ban đầu được chuẩn bị tốt có thể ngăn chặn tình trạng tắc nghẽn và nhầm lẫn trong kho trong tương lai. Việc phân chia khu vực, xác định tuyến đường và quyết định nơi đặt hàng hóa đến để kiểm tra chất lượng cũng như nơi lưu trữ sản phẩm sau khi kiểm tra, tất cả những điều này đều liên quan đến tư duy logic. Vì vậy, một kế hoạch được cân nhắc kỹ lưỡng là điều cần thiết để đảm bảo hoạt động suôn sẻ.

Hệ thống quản lý SKU và mã vạch trong kho bãi
Sau khi đã phân chia kho hợp lý, bước tiếp theo là lưu trữ hàng hóa. Một phương pháp ngày càng phổ biến để đảm bảo giao hàng và tồn kho chính xác là quản lý SKU (Đơn vị lưu kho), bao gồm việc in mã vạch trên hàng hóa hoặc thùng hàng. Mã vạch có thể được quét bằng PDA (Trợ lý kỹ thuật số cá nhân), tạo ra sự tương ứng một-một giữa sản phẩm và mã vạch một cách hiệu quả. Phương pháp quản lý hàng tồn kho này cho phép theo dõi mức tồn kho nhanh chóng, dễ dàng và chính xác, cũng như tạo điều kiện cho quá trình lấy hàng, đóng gói và vận chuyển nhanh hơn.

Điều chỉnh thiết kế mã vạch cho phù hợp với nhu cầu kho cụ thể
Thiết kế của mã vạch có thể được sửa đổi dựa trên điều kiện thực tế tại chỗ. Thông tin như thanh tra chất lượng, SKU, SPU và thông tin nhà cung cấp đều có thể được phản ánh trên mã vạch, tạo điều kiện phát triển các quy trình kinh doanh tiếp theo và truy tìm khiếu nại của khách hàng. Mã vạch được thiết kế tốt không chỉ cung cấp phương tiện nhận dạng sản phẩm mà còn mang thông tin có giá trị có thể hỗ trợ quản lý và giải quyết các vấn đề có thể phát sinh trong kho.

Tận dụng công nghệ RFID để quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Nếu ngân sách cho phép, bạn cũng có thể sử dụng các công nghệ phổ biến như RFID (Nhận dạng tần số vô tuyến) để đóng thùng. Sau khi dữ liệu được đồng bộ hóa với các thiết bị đầu cuối hiển thị (như PC và APP), việc kiểm tra số lượng hàng tồn kho và vị trí cụ thể của một SKU, kiểu dáng hoặc hàng hóa của nhà sản xuất cụ thể sẽ trở nên dễ dàng hơn. Việc sử dụng công nghệ RFID mang lại khả năng hiển thị theo thời gian thực về mức tồn kho, giảm nguy cơ xảy ra lỗi của con người và có thể cải thiện đáng kể hiệu quả của kho.

Sử dụng thiết bị cầm tay để vận hành kho hàng hợp lý
Lưu trữ hàng hóa bao gồm một số hoạt động, chẳng hạn như kiểm tra hàng tồn kho, lưu kho, giao hàng, xếp hàng, dỡ hàng và trả lại. Những hoạt động này có thể được thực hiện chính xác và hiệu quả hơn bằng cách sử dụng các thiết bị cầm tay. Các thiết bị này thường được trang bị đầu đọc mã vạch hoặc RFID, có thể hợp lý hóa các quy trình, giảm lỗi và tăng năng suất bằng cách cung cấp dữ liệu theo thời gian thực và cho phép cập nhật ngay lập tức mức tồn kho.

Tối đa hóa hiệu quả trong không gian kho nhỏ
Với sự thông minh lập kế hoạch và quản lý kho, một nhà kho nhỏ có ít thùng hơn nhưng nhiều SKU cũng có thể hoạt động trơn tru. Điều quan trọng là đưa ra phương pháp lưu trữ cho mỗi thùng, ví dụ: gán một SKU cho một thùng hoặc nhiều SKU cho một thùng. Cách tiếp cận này có thể nâng cao đáng kể hiệu quả lưu trữ và sử dụng không gian, ngay cả trong một khu vực hạn chế. Nó cũng cho phép theo dõi và quản lý hàng tồn kho dễ dàng hơn, điều này có thể giúp cải thiện tỷ lệ thực hiện đơn hàng và sự hài lòng của khách hàng.

Triển khai các quy tắc mã hóa để nhận dạng SKU chính xác
Hơn nữa, quy tắc mã hóa cho SKU có thể được đặt trước dựa trên đặc điểm của hàng hóa vật chất. Ví dụ

Thiết kế của mã vạch có thể được sửa đổi dựa trên điều kiện thực tế tại chỗ. Thông tin như thanh tra chất lượng, SKU, SPU và thông tin nhà cung cấp đều có thể được phản ánh trên mã vạch, tạo điều kiện phát triển các quy trình kinh doanh tiếp theo và truy tìm khiếu nại của khách hàng.

Nếu ngân sách cho phép, bạn cũng có thể sử dụng các công nghệ phổ biến như RFID (Nhận dạng tần số vô tuyến) để đóng thùng. Sau khi dữ liệu được đồng bộ hóa với các thiết bị đầu cuối hiển thị (như PC và APP), việc kiểm tra số lượng hàng tồn kho và vị trí cụ thể của một SKU, kiểu dáng hoặc hàng hóa của nhà sản xuất cụ thể sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Lưu trữ hàng hóa bao gồm một số hoạt động, chẳng hạn như kiểm tra hàng tồn kho, lưu kho, giao hàng, xếp hàng, dỡ hàng và trả lại. Những hoạt động này có thể được thực hiện chính xác và hiệu quả hơn bằng cách sử dụng các thiết bị cầm tay.

Với việc lập kế hoạch và quản lý kho hàng thông minh, một nhà kho nhỏ có ít thùng hơn nhưng có nhiều SKU cũng có thể hoạt động trơn tru. Điều quan trọng là đưa ra phương pháp lưu trữ cho mỗi thùng, ví dụ: gán một SKU cho một thùng hoặc nhiều SKU cho một thùng.

Hơn nữa, quy tắc mã hóa cho SKU có thể được đặt trước dựa trên đặc điểm của hàng hóa vật chất. Ví dụ: mã "Spring-DPDY-Black-XL" biểu thị mùa, kiểu dáng, màu sắc và kích thước của sản phẩm. Thiết bị đầu cuối cầm tay có thể thông báo cho bạn về mã, cho phép bạn trực tiếp nhận dạng sản phẩm trong thùng và lấy ra, đảm bảo hiệu quả và độ chính xác.

Ngoài thành phẩm, chúng ta cũng cần quan tâm đến việc bảo quản các vật tư phụ, bán thành phẩm. Nếu thương gia có quy trình sản xuất riêng thì cần đưa vào quản lý bán thành phẩm. Phương pháp bảo quản phải phù hợp với phương pháp bảo quản thành phẩm, quản lý mối tương quan giữa thành phẩm và bán thành phẩm.

Tất cả các hoạt động này có thể được thực hiện cùng với các tài liệu, giúp dữ liệu chính xác hơn và dễ kiểm soát hơn. Các tài liệu cũng có thể bao gồm các yếu tố như giá vốn, giá mua, chi phí nguyên vật liệu và chi phí hậu cần, có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết tài chính và các quy trình khác.